MariaE. te cuenta como USAR LAS HERRAMIENTAS
Nuestros hábitos Productivos
dependen de las Herramientas que utilizamos:
Iniciamos
con el Teléfono:
Aprender
a usar una herramienta de productividad no es únicamente saber como
funciona y que beneficios trae, como también como usarlas.
Eso va mas allá de la simple funcionalidad de
esta. Es saber cuando y para que hacerlo.
Veamos
un ejemplo de “productividad ciclista”, todos
los que hemos montado en alguna oportunidad una bicicleta, especialmente las de
montaña o carretera, sabemos en donde quedan los cambios o marchas, sabemos que
son y como funcionan... Sin embargo, no todas las personas sabemos como elegir
la combinación de plato o piñón mas
adecuada para cada circunstancia ni realizar los cambios que se deben hacer en
tiempo preciso...
Este
"aprendizaje Aplicado", es algo que claramente no tiene lugar con las
herramientas de productividad. Especialmente en la época actual en
donde todos sabemos usar El teléfono, tanto en su tradicional
versión fija como en la cada vez más frecuente versión móvil, es una de esas
herramientas que usamos bastante bien desde el punto de vista técnico, pero no
tanto desde el punto de vista de un “uso productivo”.
Antes
de continuar con ustedes en este tema, quisiera que evaluáramos los
tipos de comunicación que hay y
las formas de clasificar esa información
según la forma en que se transmite.
Desde
ese enfoque entonces podemos hablar directamente de
dos tipos:
1.-
La información que se te hace llegar.
2.-
La información a la que puedes llegar.
Tanto
en términos generales como en el caso concreto de una pyme, parece bastante evidente que no tiene
sentido que toda la comunicación en
una organización se gestione
exclusivamente de acuerdo con uno de los dos tipos.
Lo
normal entonces es que toda empresa tenga una información que
comunicar específicamente para asegurarnos de que llegue
mas rápido al destinatario y otra que debe ser comunicar, dando la opción a la persona
destinataria de acceder a la información cuando mejor le parezca o lo
considere oportuno. (por ejemplo, los resultados
anuales de la empresa).
La
practica común en las organizaciones es
gestionar toda la comunicación en
modo "PUSH" (La información que
se te hace llegar) y eso “quita bastante tiempo”. tanto si es necesario y tiene
sentido hacerlo como si no. Y aparte de eso, que es gasto de tiempo,
se envía un correo electrónico y luego se llama para
preguntar: Mira te acabo de enviar un correo electrónico. lo
viste?...
Esta forma
de hacer las cosas son absurdas en un mundo tan acelerado como el nuestro. Asociada a
una mala elección y uso inadecuado de las herramientas, con
la única finalidad de priorizar artificial
e interesadamente determinados
temas. Es además un habito
improductivo para las empresas por el poco uso optimo de los recursos y tiempo con el que contamos cada día.
"Recordemos
que cuando todo es urgente... Nada es urgente"
Como podríamos entonces optimizar productivamente el uso
del teléfono?
Sin duda
alguna nos toca entonces antes de llamar, preguntarnos si esa llamada que
haremos es realmente una manera optima de
comunicar las cosas.
Estas
preguntas harán que podamos mejorar en esta área, la comunicación externa de
nuestra organización.
Es por lo
anterior entonces que nos debemos responder los siguientes interrogantes?:
- · Es importante? Y si no es importante, entonces para que vamos a realizar esa llamada?. Recuerda que la productividad de nuestra empresa depende, sobre todo, de saber elegir bien qué dejamos sin hacer.
- · ¿Es urgente? y si no lo Es ... Tampoco deberíamos realizar esa llamada?. Las interrupciones constantes en nuestras conversaciones no permiten poder concentrarnos en la tarea que estamos realizando y esa es una de los grandes motivos de baja productividad en las empresas. Podemos optimizar el tiempo enviando a nuestros clientes una SMS, informándoles que tenemos que hablar con ellos cuando estos tengan un tiempo.
- · ¿Es sencillo o complicado de explicar?. Si es importante y, aunque no es urgente, se trata de un tema complicado de explicar o extenso, y no podemos reunirnos con la otra persona, entonces enviémosle un correo electrónico convocándole a una conferencia en una fecha y a una hora que sea productiva para ambos.
- · ¿Es un mensaje breve o extenso?. Si es importante pero no es urgente, ni complicado ni extenso, enviemos un correo electrónico con la información, en lugar de llamar. Aunque mucha gente use estas herramientas de forma equivocada, el teléfono está pensado para comunicación “Push” (La información que se te hace llegar ) y el correo electrónico para comunicación “pull” (La información a la que puedes llegar).
Si el
motivo de la llamada es importante y “objetivamente” urgente,
entonces, Hagamos la llamada correspondiente.
Espero que hayas entendido entonces
de la importancia del uso del tiempo …
Especialmente cuando se trata del teléfono…
El teléfono solamente se creo con dos
fines:
- Acortar distancias
- Acelerar procesos.
- Que tengas una tarde feliz!!!...
